5 Geschäftsprozesse, die sich zuerst zu automatisieren lohnen

Beim Wort Automatisierung denken viele an Roboter und teure Systeme. In Wirklichkeit geht es meist um kleine Aufgaben, die jemand jeden Tag von Hand erledigt, obwohl ein Programm sie übernehmen könnte. Hier sind fünf Bereiche mit dem schnellsten Effekt.

Rechnungsstellung nach einer Bestellung

Eine Bestellung wird bezahlt, jemand öffnet die Buchhaltung, erstellt eine Rechnung, lädt das PDF herunter und schickt es dem Kunden. Diese ganze Kette kann automatisch ablaufen, sobald die Zahlung eingeht. Der Kunde erhält den Beleg sofort und Sie müssen nichts kontrollieren.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Eine Terminerinnerung, ein Hinweis auf eine bevorstehende Fälligkeit, die Information, dass ein Paket versendet wurde, eine interne Nachricht bei einer großen Bestellung. Von Hand werden solche Dinge leicht vergessen. Automatisiert gehen sie immer raus, und zwar zur richtigen Zeit.

Berichte

Wenn jemand jeden Montag aus mehreren Systemen eine Umsatztabelle zusammenstellt, ist das ein idealer Kandidat. Der Bericht kann sich selbst erstellen und morgens in Ihrem Postfach liegen. Die Daten sind genau, und die Zeit des Mitarbeiters fließt in die Analyse statt ins Zusammenstellen.

Datenübertragung zwischen Systemen

Kontakte aus einem Formular ins CRM, Produkte aus dem ERP in den Onlineshop, Bestellungen ins Lager. Jedes manuelle Abtippen ist eine Fehlerquelle. Die Verbindung der Systeme über eine API beseitigt nicht nur die Arbeit, sondern auch die Tippfehler.

Dokumentenverarbeitung

Eingehende Rechnungen, Bestellungen als PDF, Verträge. Dank moderner KI-Werkzeuge lassen sich die nötigen Daten heute aus einem Dokument extrahieren und zur Freigabe vorbereiten. Ein Mensch prüft sie nur noch, statt sie abzutippen.

Wie Sie auswählen, wo Sie anfangen

Bewährt hat sich ein einfaches Vorgehen: Notieren Sie eine Woche lang die wiederkehrenden Aufgaben und wie viel Zeit sie kosten. Ordnen Sie sie dann nach zwei Kriterien: wie viel Zeit sie kosten und wie oft Fehler passieren. Die Aufgabe, die bei beiden vorne liegt, ist Ihre erste Automatisierung.

Wichtig ist, mit einem kleinen Schritt zu beginnen. Die erste Automatisierung zeigt den Nutzen, und das Team gewöhnt sich daran, dass manche Dinge von selbst passieren. Erst dann ist es sinnvoll, zu weiteren Prozessen überzugehen.

Worauf Sie achten sollten

• Automatisieren Sie einen Prozess, der funktioniert. Automatisierung beschleunigt einen schlechten Prozess nur.
• Denken Sie an Ausnahmen. Was passiert, wenn ein Wert fehlt oder ein System nicht antwortet?
• Behalten Sie den Überblick. Jede Automatisierung sollte protokollieren, was sie getan hat, und bei Fehlern eine Benachrichtigung senden.

Zusammenfassung

Die besten Automatisierungen sind unauffällig. Sie laufen im Hintergrund, sparen jede Woche Stunden, und bald erinnert sich niemand mehr, wie es früher gemacht wurde. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen das größte Potenzial haben, lohnt es sich, sie gemeinsam durchzugehen.